Belege per E-Mail einreichen: der E-Mail-Eingang für euren Verein

Die meisten Rechnungen landen ohnehin im Postfach: die Bestellung für neue Trikots, die Rechnung vom Getränkehändler, der Online-Einkauf fürs Sommerfest. Trotzdem werden sie im Verein oft ausgedruckt, abfotografiert oder im Chat weitergereicht, bis der Kassenwart sie irgendwo wiederfindet.

Einfacher ist es, wenn die E-Mail selbst der Weg ist. Mit dem E-Mail-Eingang von Club Coaster leitet ein Mitglied die Rechnung an die Adresse eures Vereins weiter, und daraus entsteht automatisch ein Beleg, der den normalen Prüf- und Freigabeweg durchläuft.

Wie funktioniert der E-Mail-Eingang?

Jeder Verein bekommt eine eigene Adresse, zum Beispiel euerverein@belege.club-coaster.app. Jede E-Mail mit Anhang an diese Adresse wird zu einem Beleg in eurer Belegverwaltung.

Im Detail passiert Folgendes:

1. Ein Mitglied leitet die E-Mail weiter oder schickt den Beleg als Anhang: Foto vom Kassenbon, PDF-Rechnung oder E-Rechnung.
2. Club Coaster legt einen Beleg an. Der Betreff wird zum Titel, die Anhänge zu Belegdateien. Ist der Betreff leer, wird der Dateiname verwendet.
3. Der Absender wird zugeordnet. Passt die Absenderadresse zu einem Mitglied, steht der Beleg direkt unter dessen Namen.
4. Vorschläge aus dem Beleg. Ist die Texterkennung aktiv, schlägt Club Coaster Angaben wie den Betrag aus dem Dokument vor. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD wird direkt ausgelesen und lesbar angezeigt.
5. Die zuständigen Personen werden benachrichtigt und können den Beleg prüfen und freigeben.

Für das Mitglied ist das ein Handgriff: weiterleiten, fertig. Keine App, kein Login, kein Formular, wenn es schnell gehen muss.

Welche Dateien werden angenommen?

Format	Beispiel
Bilder (JPG, PNG, WebP, HEIC)	Foto vom Kassenbon mit dem Smartphone
PDF	Rechnung aus dem Online-Shop
XML (XRechnung, ZUGFeRD)	E-Rechnung eines Lieferanten, auf Anfrage aktivierbar

Pro Datei sind bis zu 20 MB möglich. Kommt eine E-Mail ganz ohne passenden Anhang an, bekommen die eingetragenen Prüfer einen Hinweis. So geht kein Beleg still verloren, nur weil jemand die falsche Datei erwischt hat.

Was ihr einstellen könnt

Der E-Mail-Eingang lässt sich in den Belegeinstellungen an euren Ablauf anpassen:

• Wer benachrichtigt wird: Ihr legt fest, welche Personen bei einem neuen Beleg per E-Mail Bescheid bekommen.
• Wer einreichen darf: Standardmäßig können alle Mitglieder einreichen. Wollt ihr den Eingang auf bestimmte Adressen beschränken, tragt ihr eine Liste erlaubter Absender ein.
• Kategorie automatisch setzen: Eine Standardkategorie für alle eingehenden Belege, oder je Absender eine eigene. Die Rechnungen eures Getränkehändlers landen dann direkt in der Kategorie „Vereinsheim“.
• Erst das Mitglied, dann die Prüfer: Auf Wunsch bekommt der Absender zuerst einen Link, um Zweck, Betrag oder andere Angaben zu ergänzen. Die Prüfer werden erst benachrichtigt, wenn das Mitglied den Beleg bestätigt hat.

Drei Situationen aus dem Vereinsalltag

Die Online-Bestellung. Die Jugendtrainerin bestellt neue Bälle und bekommt die Rechnung per E-Mail. Sie leitet sie an die Vereinsadresse weiter und schreibt „Bälle U12“ in den Betreff. Der Beleg erscheint mit ihrem Namen und dem Titel in der Belegliste.

Der Lieferant mit E-Rechnung. Euer Getränkehändler schickt seine Rechnungen als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung. Ihr gebt ihm einmal die Vereinsadresse, und künftig kommen seine Rechnungen direkt in die Belegverwaltung, mit lesbarer Vorschau und vorausgefüllten Angaben.

Der Kassenbon vom Wochenende. Ein Mitglied hat beim Arbeitseinsatz Material im Baumarkt gekauft. Es fotografiert den Bon und schickt das Foto per E-Mail. Habt ihr die Bestätigung durch das Mitglied eingeschaltet, bekommt es danach einen Link und ergänzt dort den Zweck.

Und danach? Prüfen, freigeben, weiterbearbeiten

Ein Beleg aus dem E-Mail-Eingang ist ein ganz normaler Beleg. Er durchläuft dieselben Schritte wie ein hochgeladener:

• Die zuständige Person prüft ihn, auf Wunsch direkt über einen Link in der Benachrichtigung, ohne sich anzumelden.
• Fehlen Angaben, geht eine Rückfrage an das Mitglied.
• Nach der Freigabe übernimmt das Kassenteam. Die fortlaufende Beleg-ID lässt sich als Verwendungszweck für die Auslagenerstattung kopieren.
• Für die Kassenprüfung exportiert ihr die Belege als CSV oder Excel und die Dateien gesammelt als ZIP.

Wie ihr Belege insgesamt sauber einsammelt und ablegt, zeigt unser Artikel zur Belegerfassung im Verein.

Tipps für den Start

• Adresse bekannt machen: in der Vereins-Rundmail, im Mitgliederbereich und als Kontakt bei euren Lieferanten.
• Betreff als Titel nutzen: Bittet Mitglieder, kurz den Zweck in den Betreff zu schreiben. Das spart Rückfragen.
• Eine Rechnung pro E-Mail: Mehrere Anhänge in einer E-Mail werden zu einem Beleg zusammengefasst. Für getrennte Ausgaben lieber getrennte E-Mails schicken.
• Lieferanten direkt umstellen: Wer regelmäßig Rechnungen schickt, bekommt die Vereinsadresse als Rechnungsadresse. Dann muss niemand mehr weiterleiten.

E-Mail-Eingang für euren Verein

Der E-Mail-Eingang ist Teil der Belegverwaltung von Club Coaster. Nach eurer Anfrage richten wir die Adresse für euren Verein ein und stimmen die Einstellungen mit euch ab.