So kommt der Beleg zum Kassenteam
Beleg einreichen
Mitglieder laden ihren Beleg hoch oder senden ihn als Anhang an den E-Mail-Eingang eures Vereins.
Angaben ergänzen
Fehlt etwas, erhält der Absender einen Link zum Ergänzen. Wenn Texterkennung aktiviert ist, liefert sie Vorschläge aus dem Beleg.
Prüfen und freigeben
Ihr legt je Kategorie fest, wer einen Beleg prüft und freigibt. Niemand kann eigene Belege freigeben, so unterstützt der Ablauf das Vier-Augen-Prinzip.
Im Kassenteam weiterarbeiten
Nach der Freigabe übernimmt das Kassenteam die weitere Bearbeitung. Beleg-ID und Titel lassen sich kopieren, etwa für die Zuordnung einer Erstattung.
Die Belegverwaltung im Video
So reicht ein Mitglied einen Beleg ein, und so prüft und gibt euer Kassenteam ihn frei.
Das Video kommt von YouTube. Erst beim Abspielen wird eine Verbindung zu YouTube (youtube-nocookie.com) aufgebaut.
Auslagenerstattung im Verein: vom Beleg zur Überweisung
Bei einer Auslagenerstattung legt ein Mitglied Geld für den Verein aus und bekommt es gegen Beleg zurück. Das Mitglied reicht den Beleg mit Betrag und Zweck ein, die zuständige Person gibt ihn frei, und das Kassenteam überweist. Die fortlaufende Beleg-ID dient als Verwendungszweck, damit Überweisung und Beleg zusammenpassen. Den Bearbeitungsstand haltet ihr am Beleg fest, zum Beispiel offen, gebucht oder fertig.
- Offen
- Gebucht
- Fertig
Belege per E-Mail einreichen
Jeder Verein bekommt eine eigene Adresse für Belege. Mitglieder leiten Rechnungen einfach dorthin weiter oder schicken ein Foto vom Kassenbon, und daraus wird automatisch ein Beleg. Der Betreff wird zum Titel, der Absender wird dem Mitglied zugeordnet, und auf Wunsch setzt Club Coaster je Absender die passende Kategorie.
So funktioniert der E-Mail-Eingang →Freigabe per Link, ohne Login
Wer einen Beleg prüfen soll, bekommt eine E-Mail mit Link und kann ihn direkt genehmigen oder mit Kommentar ablehnen, ohne sich anzumelden. Fehlen Angaben, erhält das Mitglied einen eigenen Link zum Ergänzen. Offene Belege erinnern auf Wunsch automatisch in einem festen Abstand.
Freigabe, Ergänzungslink und Erinnerungen im Detail →E-Rechnungen empfangen: XRechnung und ZUGFeRD
Club Coaster nimmt E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD per Upload oder über den E-Mail-Eingang an. Die Rechnungsdaten werden lesbar angezeigt und als Vorschläge ins Belegformular übernommen, die Originaldatei bleibt gespeichert. Der E-Rechnungs-Empfang gehört zur Beta und wird für euren Verein auf Anfrage aktiviert.
- XRechnung UBL
- XRechnung CII
- ZUGFeRD
Export für Kassenprüfung und Steuerberatung
Belege lassen sich als CSV- oder Excel-Tabelle exportieren. Die Belegdateien ladet ihr zusätzlich gesammelt als ZIP-Archiv herunter, für alle oder ausgewählte Belege. Zu jedem Beleg bleibt gespeichert, wer ihn wann geprüft hat und mit welchem Kommentar.
- CSV
- Excel
- ZIP
Datenschutz und Zugriff
Belege enthalten oft personenbezogene Daten. Mitglieder sehen ihre eigenen Belege. Prüfen und freigeben dürfen nur die Personen, die ihr je Kategorie festlegt, und Rückfragen laufen über persönliche Review-Links. Welche Dienstleister wir einsetzen und wie wir Daten verarbeiten, beschreibt unsere Datenschutzerklärung.
Zur Datenschutzerklärung →
Für euren Verein freischalten
Beta, auf Anfrage: 5 € pro Monat inklusive 100 Belegen und 10 GB Speicher. Jeder weitere Beleg kostet 0,05 €, jedes weitere GB 0,10 € pro Monat. Nach eurer Anfrage schalten wir den Zugang für euren Verein frei.
Belegverwaltung anfragen≈ 5 €pro Monat
Euer Formular, eure Zuständigkeiten
Ergänzt das Belegformular um die Felder, die euer Verein braucht. Für den E-Mail-Eingang könnt ihr erlaubte Absender und Standardkategorien festlegen. So kommen Belege mit den passenden Angaben bei den zuständigen Personen an.
Zum Beispiel: Material für einen Arbeitseinsatz
Ein Mitglied besorgt Material und lädt den Beleg hoch. Fehlt der Verwendungszweck, ergänzt es ihn über den Rückfrage-Link. Die zuständige Person prüft den Beleg; danach kann das Kassenteam die Erstattung bearbeiten.
Häufige Fragen zur Belegverwaltung
Was ist eine Belegverwaltung für Vereine?
Mit einer Belegverwaltung sammelt ihr Belege von Mitgliedern an einer Stelle, ergänzt fehlende Angaben und gebt sie nach festen Regeln frei. Das Kassenteam muss Quittungen und Rechnungen nicht mehr aus E-Mails, Chats und Briefkästen zusammensuchen.
Wie können Mitglieder Belege im Verein digital einreichen?
Mitglieder fotografieren ihren Kassenbon oder ihre Quittung und laden das Bild in Club Coaster hoch. Rechnungen können sie auch als Datei hochladen oder als Anhang an den E-Mail-Eingang eures Vereins senden. Beide Wege nutzen dasselbe Belegformular; fehlende Angaben lassen sich über einen persönlichen Link ergänzen.
Was passiert, wenn Angaben fehlen?
Der Absender erhält einen Review-Link und ergänzt die fehlenden Felder selbst. Ist die Texterkennung aktiviert, schlägt sie passende Werte aus dem Beleg vor.
Wer gibt Belege frei?
Ihr legt je Kategorie fest, wer Belege prüft und freigibt. Für Kategorien ohne eigene Zuständigkeit greifen die allgemein eingetragenen Prüfer. Eigene Belege kann niemand selbst freigeben, so setzt ihr das Vier-Augen-Prinzip für Auslagen und Erstattungen um.
Wie hilft die Belegverwaltung bei der Erstattung von Auslagen?
Nach der Freigabe übernimmt das Kassenteam. Fortlaufende Beleg-ID und Titel lassen sich kopieren, etwa als Verwendungszweck der Überweisung. So ordnen Kassenteam und Mitglied die Erstattung dem richtigen Beleg zu.
Was kostet die Belegverwaltung?
Die Belegverwaltung ist in der Beta und wird auf Anfrage freigeschaltet. Sie kostet 5 € pro Monat inklusive 100 Belegen und 10 GB Speicher. Jeder weitere Beleg kostet 0,05 €, jedes weitere GB 0,10 € pro Monat.
Welche E-Rechnungsformate unterstützt Club Coaster?
XRechnung in den Syntaxen UBL und CII sowie ZUGFeRD, also PDF-Rechnungen mit eingebetteten Rechnungsdaten. Ihr ladet die Datei hoch oder sendet sie an den E-Mail-Eingang eures Vereins. In der Beta aktivieren wir den E-Rechnungs-Empfang auf Anfrage.
Auch den Verbrauch im Clubheim erfassen
Mit der digitalen Strichliste tragen Mitglieder Getränke und Snacks direkt auf dem Handy ein.