Belegfreigabe per Link: Belege im Verein freigeben, ohne Login
Ein Beleg ist schnell eingereicht. Liegen bleibt er meistens danach: Die Person, die ihn freigeben soll, hat gerade keine Zeit, sich irgendwo anzumelden. Oder es fehlt eine Angabe, und die Rückfrage geht in einem Chatverlauf unter.
Die Belegverwaltung von Club Coaster setzt genau dort an. Freigaben laufen über einen Link in der E-Mail, Rückfragen über einen eigenen Link für das Mitglied, und was offen bleibt, erinnert sich selbst.
Wie läuft die Freigabe per Link ab?
Wer einen Beleg prüfen soll, bekommt eine E-Mail mit einem persönlichen Link. Darüber sieht er den Beleg samt Datei und kann ihn genehmigen oder mit Kommentar ablehnen, ohne sich anzumelden.
Der Ablauf im Einzelnen:
- Ein Beleg kommt an, per Upload in der App oder über den E-Mail-Eingang.
- Die zuständigen Prüfer werden benachrichtigt. Wer zuständig ist, legt ihr je Kategorie fest: Die Trainerin gibt Ausgaben der Jugendabteilung frei, der Hauswart die Ausgaben fürs Vereinsheim.
- Ein Klick auf den Link öffnet den Beleg mit Titel, Betrag, Kategorie und Belegdatei.
- Genehmigen oder ablehnen. Beim Ablehnen schreibt der Prüfer kurz dazu, warum.
- Das Mitglied erfährt das Ergebnis, in der App auch als Benachrichtigung.
Der Link ist sieben Tage gültig und gehört zu genau einem Beleg und einer Person. Wer den Beleg später noch einmal ansehen will, findet ihn in der Belegverwaltung.
Vier-Augen-Prinzip: niemand gibt sich selbst frei
Viele Vereine regeln intern, dass eine Ausgabe von einer zweiten Person bestätigt wird. Club Coaster unterstützt das im Ablauf:
- Eigene Belege lassen sich nicht freigeben. Reicht ein Prüfer selbst einen Beleg ein, kann er ihn über den Link nicht genehmigen. Das übernimmt eine andere zuständige Person.
- Zuständigkeit je Kategorie. Ihr legt fest, wer welche Belege prüft. Gibt es für eine Kategorie niemanden, greifen die allgemein eingetragenen Prüfer.
- Nachvollziehbar. Zu jedem Beleg bleibt im Änderungsverlauf gespeichert, wer ihn wann genehmigt oder abgelehnt hat und mit welchem Kommentar.
Wie ihr die Freigabe in eurem Verein aufteilt, entscheidet ihr selbst. Club Coaster bildet den Weg ab, den ihr festlegt.
Fehlen Angaben? Der Ergänzungslink fürs Mitglied
Der häufigste Grund für liegengebliebene Belege sind fehlende Angaben: kein Zweck, kein Betrag, falsche Kategorie. Statt einer Rückfrage per Chat bekommt das Mitglied einen eigenen Link. Darüber ergänzt es die Angaben und bestätigt den Beleg. Erst dann geht er an die Prüfer.
Das ist vor allem beim E-Mail-Eingang praktisch: Ein weitergeleiteter Kassenbon wird so zu einem vollständigen Beleg, ohne dass jemand nachtelefonieren muss.
Reagiert das Mitglied nicht, bevor der Link abläuft, landet der Beleg nicht im Nirgendwo. Er wandert zurück in die normale Prüfung, und die zuständigen Personen kümmern sich darum.
Automatische Erinnerungen
Ihr könnt einstellen, dass Club Coaster in einem festen Abstand an offene Belege erinnert, zum Beispiel alle sieben Tage.
| Wer | Woran erinnert wird |
|---|---|
| Prüfer | Alle Belege, die bei ihnen noch auf eine Freigabe warten, gesammelt in einer E-Mail |
| Mitglieder | Belege, bei denen sie noch Angaben ergänzen sollen |
| Vereinsadmins | Eine Kopie der Erinnerung, damit niemand den Überblick verliert |
Gesammelt heißt: Wer fünf offene Belege hat, bekommt eine E-Mail, nicht fünf. Belege, die jemand selbst eingereicht hat, tauchen in seiner Prüf-Erinnerung nicht auf.
Ein Beispiel aus dem Vereinsalltag
Der Jugendwart kauft Pokale für das Turnier und leitet die Rechnung an den E-Mail-Eingang weiter. Da die Kategorie „Jugend“ der Kassenwartin zugeordnet ist, bekommt sie eine E-Mail mit Link. Sie öffnet ihn abends auf dem Handy, sieht Rechnung und Betrag und genehmigt. Der Jugendwart sieht in der App, dass sein Beleg freigegeben ist. Am nächsten Tag überweist das Kassenteam die Auslagenerstattung und nutzt die Beleg-ID als Verwendungszweck.
Hätte die Kassenwartin den Link übersehen, wäre der Beleg mit der nächsten Erinnerung wieder in ihrem Postfach gelandet.
Freigabe per Link für euren Verein
Die Freigabe per Link ist Teil der Belegverwaltung von Club Coaster. Zuständigkeiten je Kategorie, Ergänzungslinks und den Erinnerungsabstand stellt ihr in den Belegeinstellungen ein. Nach eurer Anfrage richten wir die Belegverwaltung für euren Verein ein.