E-Rechnungen im Verein lesen und weitergeben: XRechnung und ZUGFeRD in der Praxis

Immer mehr Lieferanten schicken ihre Rechnungen als E-Rechnung. Für den Kassenwart heißt das oft: Im Anhang liegt eine XML-Datei, die sich nicht wie ein PDF öffnen lässt, oder ein PDF, in dem noch eine zweite Datei steckt. Dieser Artikel zeigt, wie ihr damit im Vereinsalltag umgeht: lesbar machen, Angaben übernehmen, freigeben, ablegen.

Ob und wofür euer Verein E-Rechnungen annehmen oder selbst ausstellen muss, ist eine steuerliche Frage. Die klärt ihr mit eurer Steuerberatung; einen Überblick gibt das Bundesfinanzministerium. Hier geht es nur um den praktischen Ablauf.

XRechnung und ZUGFeRD: was da eigentlich ankommt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung als strukturierte Datei. Statt eines Bildes enthält sie die Rechnungsdaten in einem festen Format, das Software auslesen kann.

Im Postfach begegnen euch vor allem zwei Varianten:

Variante	Wie sie aussieht	Was ihr ohne Software seht
XRechnung	Eine `.xml`-Datei	Fast nichts Lesbares, nur Code
ZUGFeRD / Factur-X	Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei	Das PDF ganz normal, die Daten stecken unsichtbar darin

Bei ZUGFeRD wirkt alles vertraut, weil das PDF lesbar ist. Bei einer XRechnung steht der Kassenwart dagegen vor einer Datei voller Tags.

Wie ihr eine XRechnung lesbar macht

Es gibt kostenlose Viewer, mit denen ihr eine einzelne XRechnung am Rechner öffnen könnt. Das reicht, um sie einmal anzusehen. Im Verein bleibt die Frage danach: Wer gibt die Rechnung frei, wo wird sie abgelegt, und wie kommt der Betrag in die Überweisung?

In der Belegverwaltung von Club Coaster passiert das in einem Schritt:

Die E-Rechnung kommt an, per Upload oder über den E-Mail-Eingang eures Vereins. Bei einem ZUGFeRD-PDF liest Club Coaster die eingebettete XML-Datei automatisch heraus.
Club Coaster zeigt sie lesbar an: Rechnungssteller und Empfänger, Positionen mit Menge und Preis, Umsatzsteuer, Summen und die Zahlungsangaben mit IBAN.
Die wichtigsten Angaben landen als Vorschlag im Belegformular: Betrag, Rechnungsdatum, Lieferant, Rechnungsnummer und eine Beschreibung. Ihr übernehmt sie oder korrigiert sie.
Die Originaldatei bleibt am Beleg gespeichert, unverändert neben der lesbaren Ansicht.

Unterstützt werden beide gängigen Syntaxen einer XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD-PDFs mit eingebetteter Rechnung.

Danach: ein ganz normaler Beleg

Aus Vereinssicht ist eine E-Rechnung einfach ein weiterer Beleg. Sie durchläuft denselben Weg wie ein Kassenbon:

Prüfen und freigeben: Die zuständige Person bekommt eine E-Mail und gibt per Link frei, ohne sich anzumelden. Betrag, Lieferant und Rechnungsnummer stehen dann schon im Beleg.
Bezahlen: Betrag und IBAN stehen in der lesbaren Ansicht, die Rechnungsnummer im Beleg.
Exportieren: Für Kassenprüfung oder Steuerberatung exportiert ihr die Belege als CSV oder Excel und die Belegdateien gesammelt als ZIP.

Ein Beispiel aus dem Vereinsalltag

Der Getränkehändler eures Vereinsheims stellt auf XRechnung um. Ihr gebt ihm die Adresse eures E-Mail-Eingangs als Rechnungsadresse. Ab dann kommt jede Rechnung automatisch als Beleg in die Kategorie „Vereinsheim“, der Hauswart bekommt den Freigabelink, und das Kassenteam sieht Betrag, Rechnungsnummer und IBAN, ohne eine XML-Datei öffnen zu müssen.

Tipps für den Umgang mit E-Rechnungen

Eine feste Adresse für Rechnungen: Teilt Lieferanten eine Vereinsadresse mit statt privater Postfächer einzelner Vorstandsmitglieder.
Originaldatei behalten: Ein Ausdruck oder Screenshot ist bequem zum Ansehen, die Originaldatei bleibt trotzdem am Beleg.
Kategorie je Lieferant: Wer regelmäßig liefert, bekommt im E-Mail-Eingang eine feste Kategorie. Dann landet die Rechnung direkt bei der richtigen Person.
Rückfragen beim Lieferanten: Ist eine Datei beschädigt oder fehlt die eingebettete Rechnung im PDF, fragt beim Lieferanten nach einer neuen Datei.

E-Rechnungen mit Club Coaster

Die Belegverwaltung von Club Coaster nimmt XRechnung und ZUGFeRD per Upload und über den E-Mail-Eingang an, zeigt sie lesbar an und übernimmt die Angaben als Vorschläge in den Beleg. Der E-Rechnungs-Empfang gehört zur Beta und wird für euren Verein auf Anfrage aktiviert.