Rechnungseingang per E-Mail: Rechnungen automatisch sammeln und freigeben
Rechnungen kommen heute fast immer per E-Mail, nur leider an viele verschiedene Postfächer: an die Geschäftsführung, an die Person, die bestellt hat, an eine alte Sammeladresse. Bis die Rechnung in der Buchhaltung landet, ist sie manchmal schon fällig.
Ein zentraler Rechnungseingang löst das: Eine Adresse für alle Rechnungen, und jede Rechnung wird automatisch zu einem Beleg, der den Freigabeweg durchläuft.
So funktioniert der Rechnungseingang
Euer Team bekommt eine eigene Adresse, zum Beispiel euerteam@belege.club-coaster.app. Jede E-Mail mit Anhang an diese Adresse wird zu einem Beleg.
- Die Rechnung kommt an, direkt vom Lieferanten oder weitergeleitet von einer Person im Team.
- Club Coaster legt einen Beleg an: Der Betreff wird zum Titel, die Anhänge zu Belegdateien. PDF, Bilder und E-Rechnungen werden angenommen, bis 20 MB pro Datei.
- Kategorie und Zuständigkeit: Je Absender könnt ihr eine Kategorie festlegen. Die Rechnungen eures Softwareanbieters landen dann direkt bei der Person, die Software freigibt.
- Freigabe per Link: Die zuständige Person bekommt eine E-Mail mit Link und gibt frei, ohne sich anzumelden.
Kommt eine E-Mail ohne passenden Anhang an, bekommen die eingetragenen Prüfer einen Hinweis. Keine Rechnung verschwindet still.
E-Rechnungen inklusive
Schickt ein Lieferant eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF, liest Club Coaster die Rechnungsdaten aus und zeigt sie lesbar an. Betrag, Rechnungsdatum, Lieferant und Rechnungsnummer landen als Vorschlag im Beleg, die Originaldatei bleibt gespeichert. Mehr dazu im Artikel XRechnung und ZUGFeRD in der Praxis. Der E-Rechnungs-Empfang wird auf Anfrage aktiviert.
Einstellungen für euren Eingang
| Einstellung | Wofür |
|---|---|
| Benachrichtigte Personen | Wer bei einer neuen Rechnung Bescheid bekommt |
| Erlaubte Absender | Nur bestimmte Adressen dürfen einreichen, alle anderen werden abgewiesen |
| Standardkategorie | Kategorie für alle eingehenden Rechnungen |
| Kategorie je Absender | Feste Kategorie pro Lieferant oder Person |
| Bestätigung durch Absender | Wer weiterleitet, ergänzt zuerst Angaben über einen Link, dann geht die Rechnung zur Freigabe |
Lieferanten umstellen
Am meisten spart ihr, wenn Rechnungen gar nicht erst weitergeleitet werden müssen:
- Rechnungsadresse ändern: Hinterlegt die Eingangsadresse bei Lieferanten und in Kundenkonten von Online-Shops.
- Abos zuerst: Software, Telefon, Hosting. Diese Rechnungen kommen regelmäßig und eignen sich gut für eine feste Kategorie je Absender.
- Alte Adresse weiterleiten: Habt ihr bisher eine Sammeladresse genutzt, leitet sie automatisch an die neue Adresse weiter.
Nach der Freigabe
Freigegebene Rechnungen exportiert ihr als CSV oder Excel, die Dateien gesammelt als ZIP, für eure Buchhaltung oder Steuerberatung. Zu jeder Rechnung bleibt gespeichert, wer sie wann freigegeben hat.
Rechnungseingang für euer Team
Der Rechnungseingang ist Teil der Belegverwaltung für Teams. Nach eurer Anfrage richten wir die Adresse ein und stimmen die Einstellungen mit euch ab.