So kommt der Beleg zur Buchhaltung
Beleg einreichen
Foto in der App für iOS und Android, Upload im Browser oder Weiterleitung an die E-Mail-Adresse eures Teams.
Angaben ergänzen
Mit Texterkennung kommen Betrag, Datum und Anbieter als Vorschlag. Fehlt etwas, bekommt die einreichende Person einen Link zum Ergänzen.
Freigeben
Je Kategorie legt ihr fest, wer freigibt. Die Freigabe läuft per Link aus der E-Mail, ohne Login. Eigene Belege kann niemand selbst freigeben.
An die Buchhaltung übergeben
Freigegebene Belege exportiert ihr als CSV oder Excel, die Dateien gesammelt als ZIP. Die Beleg-ID dient als Verwendungszweck bei der Erstattung.
Auslagen von Mitarbeitenden einsammeln
Wer für das Team etwas bezahlt, reicht den Beleg direkt nach dem Kauf ein, statt Quittungen bis zum Monatsende zu sammeln. Jede Person sieht den Stand ihrer Belege und wird benachrichtigt, sobald ein Beleg freigegeben oder abgelehnt ist.
Ablauf für Auslagen im Team →Rechnungseingang per E-Mail
Euer Team bekommt eine eigene Adresse für Rechnungen. Lieferanten schicken Rechnungen direkt dorthin, oder Mitarbeitende leiten sie weiter. Jede E-Mail mit Anhang wird zu einem Beleg, auf Wunsch je Absender gleich in der passenden Kategorie.
So funktioniert der Rechnungseingang →Freigabe per Link, ohne Login
Die zuständige Person bekommt eine E-Mail mit Link und gibt den Beleg frei oder lehnt ihn mit Kommentar ab. Offene Belege erinnern auf Wunsch automatisch, gesammelt in einer E-Mail pro Person.
Freigabe und Erinnerungen im Detail →E-Rechnungen lesbar machen
XRechnung und ZUGFeRD werden lesbar angezeigt, und Betrag, Datum, Lieferant und Rechnungsnummer landen als Vorschlag im Beleg. Die Originaldatei bleibt gespeichert. Der E-Rechnungs-Empfang wird auf Anfrage aktiviert.
XRechnung und ZUGFeRD in der Praxis →Übergabe an Buchhaltung und Steuerberatung
Club Coaster ist der Schritt vor der Buchhaltung: Belege kommen vollständig und freigegeben an. Ihr exportiert sie als CSV oder Excel, die Dateien gesammelt als ZIP, und zu jedem Beleg bleibt gespeichert, wer ihn wann freigegeben hat.
Belegverwaltung anfragen
Beta, auf Anfrage: 5 € pro Monat inklusive 100 Belegen und 10 GB Speicher. Jeder weitere Beleg kostet 0,05 €, jedes weitere GB 0,10 € pro Monat. Nach eurer Anfrage schalten wir den Zugang frei.
Belegverwaltung anfragenEuer Formular, eure Zuständigkeiten
Ergänzt das Belegformular um die Felder, die ihr braucht, etwa Projekt oder Kostenstelle. Für den E-Mail-Eingang legt ihr erlaubte Absender und Standardkategorien fest.
Zum Beispiel: Material für ein Kundenprojekt
Eine Mitarbeiterin kauft Material im Baumarkt und fotografiert den Bon in der App. Betrag und Datum kommen als Vorschlag, sie ergänzt das Projekt. Die Projektleitung gibt per Link frei, und die Buchhaltung erstattet mit der Beleg-ID als Verwendungszweck.
Häufige Fragen zur Belegverwaltung für Teams
Ist Club Coaster eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Club Coaster sammelt Belege und Rechnungen, lässt fehlende Angaben ergänzen und organisiert die Freigabe. Die fertigen Belege übergebt ihr per Export an eure Buchhaltung oder Steuerberatung.
Brauchen Mitarbeitende eine App?
Nein. Belege lassen sich im Browser hochladen oder per E-Mail an die Adresse eures Teams schicken. Die App für iOS und Android ist optional und praktisch, um Quittungen direkt nach dem Kauf zu fotografieren.
Wer darf Belege freigeben?
Ihr legt je Kategorie fest, wer freigibt. Die Freigabe läuft über einen persönlichen Link aus der E-Mail, ohne Login. Eigene Belege kann niemand selbst freigeben.
Können Lieferanten Rechnungen direkt schicken?
Ja. Ihr gebt Lieferanten die Adresse eures E-Mail-Eingangs. Jede Rechnung mit Anhang wird zu einem Beleg und geht an die zuständige Person zur Freigabe.
Funktioniert das auch für eine einzelne Person?
Ja. Auch allein nutzt ihr den E-Mail-Eingang, die lesbare Anzeige von E-Rechnungen und den Export für die Steuerberatung. Die Freigabe-Schritte lasst ihr dann einfach weg.
Belegverwaltung für Vereine
Club Coaster entstand für Vereine, in denen Mitglieder Auslagen einreichen und der Kassenwart erstattet.