Belege von Mitarbeitenden sammeln: Auslagen im Team digital einreichen und freigeben
In kleinen Teams läuft die Auslagenerstattung oft so: Jemand kauft Material, tankt den Firmenwagen oder bezahlt das Essen mit dem Kunden, und die Quittung wandert ins Portemonnaie. Am Monatsende liegt ein Stapel Belege auf dem Schreibtisch der Buchhaltung, und die Hälfte der Fragen lautet „Wofür war das?“.
Dieser Artikel zeigt einen Ablauf, bei dem Belege direkt nach dem Kauf digital eingehen, vollständig sind und von der richtigen Person freigegeben werden. Wie Auslagen steuerlich zu behandeln sind, klärt ihr mit eurer Steuerberatung; hier geht es um den praktischen Weg.
Der Ablauf in vier Schritten
Mitarbeitende reichen den Beleg sofort ein, Angaben werden vorgeschlagen und ergänzt, die zuständige Person gibt per Link frei, und die Buchhaltung bekommt den fertigen Beleg.
- Einreichen: Foto in der App für iOS und Android, Upload im Browser oder eine E-Mail an die Adresse eures Teams. Das geht an der Kasse, noch bevor die Quittung verloren geht.
- Ergänzen: Ist die Texterkennung aktiv, kommen Betrag, Datum und Anbieter als Vorschlag. Die einreichende Person ergänzt den Zweck und zum Beispiel das Projekt.
- Freigeben: Die zuständige Person bekommt eine E-Mail mit Link, sieht Beleg und Angaben und gibt frei oder lehnt mit Kommentar ab. Eigene Belege kann niemand selbst freigeben.
- Erstatten und übergeben: Die Buchhaltung überweist mit der Beleg-ID als Verwendungszweck und exportiert die Belege als CSV oder Excel, die Dateien gesammelt als ZIP.
Wer gibt was frei?
In Club Coaster legt ihr die Zuständigkeit je Kategorie fest. Ein paar typische Aufteilungen:
| Kategorie | Freigabe durch |
|---|---|
| Material für Kundenprojekte | Projektleitung |
| Reisen und Fahrten | Teamleitung |
| Büro und Ausstattung | Office-Management |
| Software und Abos | Geschäftsführung |
Gibt es für eine Kategorie niemanden, greifen die allgemein eingetragenen Prüfer. Wie fein ihr das aufteilt, entscheidet ihr selbst.
Fehlende Angaben ohne Nachtelefonieren
Fehlt der Zweck oder passt die Kategorie nicht, geht keine Rückfrage per Chat raus. Die einreichende Person bekommt einen eigenen Link, ergänzt die Angaben und bestätigt den Beleg. Erst dann geht er an die Freigabe.
Offene Belege bleiben nicht liegen: Auf Wunsch erinnert Club Coaster in einem festen Abstand an alles, was noch offen ist, gesammelt in einer E-Mail pro Person. Wie das im Detail funktioniert, beschreibt der Artikel zur Freigabe per Link.
Transparenz für alle Beteiligten
- Mitarbeitende sehen den Stand ihrer Belege und werden benachrichtigt, sobald ein Beleg freigegeben oder abgelehnt ist, mit Begründung.
- Freigebende sehen in der App oder per Link, was bei ihnen offen ist.
- Die Buchhaltung sieht zu jedem Beleg, wer ihn wann freigegeben hat und mit welchem Kommentar.
Tipps für die Einführung
- Eine Regel statt vieler Wege: Belege kommen nur noch über App, Browser oder die Team-Adresse, nicht mehr per Chat oder Hauspost.
- Zweck im Formular verlangen: Macht das Feld zum Pflichtfeld im Belegformular. Dann kommt kein Beleg mehr ohne Zweck an.
- Projekt oder Kostenstelle als Feld: Ergänzt das Formular um die Felder, die eure Buchhaltung braucht.
- Sofort einreichen: Ein Foto direkt nach dem Kauf verhindert die meisten verlorenen Quittungen. Tipps für gute Fotos stehen im Artikel Kassenbon fotografieren.
Belegverwaltung für euer Team
Der Ablauf ist Teil der Belegverwaltung für Teams. Club Coaster ersetzt keine Buchhaltungssoftware, sondern sorgt dafür, dass Belege vollständig und freigegeben dort ankommen.