Kassenbon fotografieren und einreichen: die Beleg-App für Vereine
Die meisten Belege im Verein gehen verloren, bevor sie überhaupt beim Kassenwart ankommen. Der Kassenbon steckt in der Jackentasche, verblasst im Auto oder landet im Altpapier. Am einfachsten verhindert ihr das, wenn Mitglieder den Bon direkt nach dem Bezahlen fotografieren und einreichen, an der Kasse, auf dem Parkplatz, noch bevor sie es vergessen.
So reicht ein Mitglied einen Kassenbon per App ein
In der Club Coaster App für iOS und Android fotografiert ein Mitglied den Kassenbon, prüft die vorgeschlagenen Angaben und reicht den Beleg ein. Das dauert weniger als eine Minute.
- Foto aufnehmen: In der App „Beleg einreichen“ öffnen und den Bon mit der Kamera fotografieren. Alternativ ein Foto oder PDF aus der Galerie oder den Dateien wählen.
- Vorschläge übernehmen: Ist die Texterkennung für euren Verein aktiv, liest Club Coaster den Beleg und schlägt Betrag, Datum, Anbieter, Titel und Referenznummer vor. Ein Tipp auf „Übernehmen“ füllt das Feld aus.
- Zweck ergänzen: Wofür war die Ausgabe? Zum Beispiel „Getränke Sommerfest“. Dazu die Kategorie, damit der Beleg bei der richtigen Person landet.
- Einreichen: Der Beleg bekommt eine Nummer und geht an die zuständigen Prüfer.
Bis zu fünf Dateien passen an einen Beleg, etwa Vorder- und Rückseite eines langen Bons oder Rechnung und Lieferschein.
Was die Texterkennung vorschlägt
| Feld | Woher der Vorschlag kommt |
|---|---|
| Betrag | Gesamtbetrag auf dem Bon |
| Datum | Belegdatum |
| Anbieter | Name des Geschäfts oder Lieferanten |
| Titel und Beschreibung | Überschrift und Positionen des Belegs |
| Referenz | Rechnungs- oder Belegnummer |
Die Vorschläge sind genau das: Vorschläge. Das Mitglied sieht sie, übernimmt sie oder korrigiert sie. Bei E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD kommen die Angaben direkt aus der Datei, ganz ohne Texterkennung. Mehr dazu im Artikel E-Rechnungen im Verein lesen und weitergeben.
Den Stand im Blick behalten
In der App sieht jedes Mitglied seine eingereichten Belege mit Status: ausstehend, Rückfrage, genehmigt oder abgelehnt, bei einer Ablehnung mit Begründung. Wird ein Beleg freigegeben oder abgelehnt, bekommt das Mitglied eine Benachrichtigung. Niemand muss beim Kassenwart nachfragen, ob die Auslagenerstattung schon unterwegs ist.
Wer im Verein Belege prüft, kann ausstehende Belege ebenfalls in der App genehmigen und sieht dort, welche Belege er bereits freigegeben hat. Ohne App geht das per Link aus der E-Mail.
Tipps für gute Fotos vom Kassenbon
- Direkt nach dem Bezahlen: Thermopapier verblasst. Ein Foto am selben Tag ist am besten lesbar.
- Ganzer Bon, flach und hell: Bon auf eine glatte, dunkle Fläche legen, alle vier Ecken im Bild, kein Schatten vom Handy.
- Lange Bons in zwei Fotos: Lieber zwei Dateien an einen Beleg hängen als einen unleserlichen Ausschnitt.
- Einmal reicht: Wer im Browser dieselbe Datei versehentlich ein zweites Mal hochlädt, bekommt vor dem Einreichen einen Hinweis.
Ohne App: Browser oder E-Mail
Nicht jedes Mitglied will eine App installieren. Belege lassen sich genauso im Browser einreichen, oder ihr nutzt den E-Mail-Eingang: Foto vom Bon an die Vereinsadresse schicken, daraus wird automatisch ein Beleg.
Die App für euren Verein
Die Club Coaster App gibt es kostenlos im App Store und bei Google Play. Die Belegverwaltung ist Teil der Belegverwaltung von Club Coaster. Nach eurer Anfrage richten wir sie für euren Verein ein.