So kommen deine Belege zur Steuerberatung
Weiterleiten oder fotografieren
Rechnungen aus dem Postfach leitest du an deine Belegadresse weiter, Kassenbons fotografierst du in der App für iOS und Android.
Angaben übernehmen
Betrag, Datum und Anbieter kommen als Vorschlag aus dem Beleg, bei E-Rechnungen direkt aus der Datei. Du ergänzt nur noch den Zweck.
Ordnen
Kategorien, eigene Felder wie Projekt oder Kunde und ein Bearbeitungsstand je Beleg halten den Überblick. Lieferanten bekommen auf Wunsch eine feste Kategorie.
Übergeben
Du exportierst die Belege als CSV oder Excel und die Dateien gesammelt als ZIP, für den Zeitraum, den deine Steuerberatung braucht.
Rechnungen per E-Mail sammeln
Du bekommst eine eigene Adresse für Belege. Online-Shops, Software-Abos und Lieferanten schicken Rechnungen direkt dorthin, oder du leitest sie weiter. Jede E-Mail mit Anhang wird zu einem Beleg, der Betreff zum Titel.
So sammelst du Belege per E-Mail →Kassenbons direkt fotografieren
Den Bon vom Baumarkt oder die Quittung vom Geschäftsessen fotografierst du in der App, bevor sie verblasst oder verloren geht. Betrag und Datum kommen als Vorschlag.
Tipps für gute Fotos vom Kassenbon →E-Rechnungen lesbar machen
XRechnung und ZUGFeRD werden lesbar angezeigt, mit Positionen, Summen und IBAN. Die Angaben landen als Vorschlag im Beleg, die Originaldatei bleibt gespeichert. Der E-Rechnungs-Empfang wird auf Anfrage aktiviert.
XRechnung und ZUGFeRD in der Praxis →Alles für die Steuerberatung
Statt eines Schuhkartons bekommt deine Steuerberatung eine Tabelle mit allen Belegen und ein ZIP mit den Dateien. Was sie genau braucht, stimmst du mit ihr ab.
Belege an die Steuerberatung übergeben →Belegverwaltung anfragen
Beta, auf Anfrage: 5 € pro Monat inklusive 100 Belegen und 10 GB Speicher. Jeder weitere Beleg kostet 0,05 €, jedes weitere GB 0,10 € pro Monat. Nach deiner Anfrage richten wir den Zugang ein.
Belegverwaltung anfragenDeine Kategorien, deine Felder
Lege Kategorien wie Material, Reisen oder Software an und ergänze das Belegformular um Felder wie Projekt oder Kunde. Für den E-Mail-Eingang legst du je Absender eine feste Kategorie fest.
Zum Beispiel: das Software-Abo
Dein Software-Anbieter schickt jeden Monat eine Rechnung an deine Belegadresse. Sie landet automatisch in der Kategorie Software, Betrag und Datum sind schon eingetragen. Am Quartalsende exportierst du alle Belege für deine Steuerberatung.
Häufige Fragen zur Belegverwaltung für Selbstständige
Ist Club Coaster eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Club Coaster sammelt und ordnet deine Belege. Die Buchhaltung selbst erledigst du oder deine Steuerberatung mit dem Werkzeug, das ihr dafür nutzt. Club Coaster liefert die Belege per Export dorthin.
Wie kommen Rechnungen zu Club Coaster?
Per E-Mail an deine eigene Belegadresse, per Upload im Browser oder per Foto in der App für iOS und Android.
Kann ich E-Rechnungen öffnen?
Ja. XRechnung und ZUGFeRD werden lesbar angezeigt, und die wichtigsten Angaben landen als Vorschlag im Beleg. Die Originaldatei bleibt gespeichert. Der E-Rechnungs-Empfang wird auf Anfrage aktiviert.
In welchem Format bekommt meine Steuerberatung die Belege?
Als CSV- oder Excel-Tabelle und die Belegdateien gesammelt als ZIP-Archiv. Welches Format sie weiterverarbeiten kann, klärst du am besten kurz mit ihr.
Brauche ich eine Freigabe, wenn ich allein arbeite?
Nein. Freigaben sind für Teams gedacht. Arbeitest du allein, trägst du keine Freigebenden ein. Deine Belege bleiben dann offen, du exportierst sie trotzdem und hältst den Bearbeitungsstand selbst fest, etwa gebucht oder fertig.
Mit Team?
Arbeitest du mit anderen zusammen, reichen alle ihre Belege ein, und die zuständige Person gibt sie per Link frei.