Belege sammeln als Selbstständige: Rechnungen per E-Mail, Kassenbons per Foto
Als Selbstständige oder Freiberufler hast du Belege überall: Rechnungen von Software-Abos im Postfach, Bestellbestätigungen aus Online-Shops, Kassenbons vom Baumarkt in der Jackentasche, die Hotelrechnung als PDF im Downloads-Ordner. Vor der Abgabe an die Steuerberatung beginnt dann die Suche.
Dieser Artikel zeigt einen einfachen Ablauf, bei dem jeder Beleg sofort an einem Ort landet. Was steuerlich zu beachten ist, klärst du mit deiner Steuerberatung; hier geht es nur ums Sammeln.
Ein Ort für alle Belege
Der wichtigste Schritt ist eine feste Ablage, in die jeder Beleg sofort wandert, egal auf welchem Weg er ankommt.
Mit Club Coaster gibt es dafür drei Wege:
| Beleg kommt als … | So landet er in Club Coaster |
|---|---|
| Rechnung per E-Mail | An deine eigene Belegadresse weiterleiten, zum Beispiel deinname@belege.club-coaster.app |
| Kassenbon oder Quittung | In der App für iOS und Android fotografieren |
| PDF auf dem Rechner | Im Browser hochladen |
Rechnungen per E-Mail: einmal einrichten, dann läuft es
Die meisten Rechnungen kommen per E-Mail. Statt sie weiterzuleiten, hinterlegst du die Belegadresse am besten direkt dort, wo die Rechnungen entstehen:
- Software-Abos und Hosting: Rechnungsadresse im Kundenkonto ändern.
- Online-Shops: Belegadresse als zweite E-Mail-Adresse für Rechnungen eintragen, falls der Shop das anbietet.
- Lieferanten: Belegadresse als Rechnungsadresse mitteilen.
Jede E-Mail mit Anhang wird zu einem Beleg. Der Betreff wird zum Titel, die Anhänge zu Belegdateien. Für wiederkehrende Absender legst du eine feste Kategorie fest, dann landet die Rechnung deines Software-Anbieters automatisch unter „Software“. Wie der E-Mail-Eingang im Detail funktioniert, steht im Artikel Belege per E-Mail einreichen.
Kassenbons: sofort fotografieren
Thermopapier verblasst, und Quittungen gehen verloren. Am sichersten fotografierst du den Bon direkt nach dem Bezahlen in der App. Ist die Texterkennung aktiv, kommen Betrag, Datum und Anbieter als Vorschlag, du ergänzt nur den Zweck. Tipps für gute Fotos findest du im Artikel Kassenbon fotografieren.
E-Rechnungen: lesbar statt XML
Immer mehr Lieferanten schicken E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die du ohne passende Software kaum lesen kannst. Club Coaster zeigt sie lesbar an, mit Positionen, Summen und IBAN, und übernimmt Betrag, Datum, Lieferant und Rechnungsnummer als Vorschlag. Mehr dazu im Artikel XRechnung und ZUGFeRD in der Praxis.
Ordnung halten, ohne Aufwand
- Kategorien: zum Beispiel Material, Reisen, Software, Büro.
- Eigene Felder: Projekt oder Kunde, wenn du Ausgaben zuordnen willst.
- Bearbeitungsstand: offen, gebucht oder fertig, damit du siehst, was schon erledigt ist.
- Belegnummer: Jeder Beleg bekommt eine fortlaufende Nummer, nach der du später suchen kannst.
Am Monats- oder Quartalsende
Wenn deine Steuerberatung die Belege braucht, exportierst du sie als CSV- oder Excel-Tabelle und die Dateien gesammelt als ZIP. Wie du das sinnvoll vorbereitest, beschreibt der Artikel Belege an die Steuerberatung übergeben.
Belegverwaltung für Selbstständige
Der Ablauf ist Teil der Belegverwaltung für Selbstständige. Club Coaster ersetzt keine Buchhaltungssoftware, sondern sorgt dafür, dass kein Beleg fehlt.